Příprava na stěhování do kanceláře nebo firmy může být mnohem komplikovanější než stěhování domácnosti. Příprava je klíčová a je nezbytné zajistit, aby bylo vše na vašem seznamu kompletní. Použijte tento rychlý kontrolní seznam jako vodítko pro udržení vaší společnosti na správné cestě.
Určete časový rámec a časový plán
Určení časového rámce by mělo být první věcí, kterou uděláte. Nastavte datum, kdy musí být všechno mimo kancelářský prostor, což je vaše poslední datum vystěhování. Pravděpodobně budete potřebovat několik dní, abyste se skutečně odstěhovali, podle toho, kolik věcí se musíte přestěhovat. Postupujte zpět od data odjezdu a vytvořte seznam všech věcí, které musíte udělat před příjezdem nákladních vozidel.
Přiřaďte úkoly a v případě potřeby vytvořte výbor pro přesun
Je dobrý nápad zapojit zaměstnance do procesu včas. Výbor pro stěhování vám může nejen pomoci s uspořádáním a naplánováním stěhování, ale také usnadnit přechod ostatním zaměstnancům. Požádejte výbor, aby zkontroloval všechny úkoly a podle potřeby přidělil role. Jak postupuje vpřed, pravděpodobně budete muset do seznamu přidat úkoly a ujistit se, že je také přiřadíte - je toho příliš mnoho, abyste to mohli udělat sami
Nastavit plán interní a externí komunikace
Plán interní komunikace zajistí, že zaměstnanci budou průběžně informováni o plánech stěhování, zatímco externí plán zajistí vašim klientům a dodavatelům aktuální informace o vašich obchodních aktivitách během stěhování, takže můžete během přechodu udržovat své podnikání v provozu.
Najměte stěhovače
Jako každý tah, najímání dobrých tahačů vyžaduje čas a mělo by to být jedním z prvních úkolů na vašem seznamu. Požádejte zaměstnance, aby vypracoval seznam nejméně pěti stěhovacích společností, a pak se ujistěte, že jste je důkladně prošetřili, než si najmete. Určete rozpočet, získejte nabídky a porovnejte služby napříč společnostmi, abyste se rozhodli, kterou z nich si najmete.
Najměte profesionální balírny
Pokud váš pohyblivý rozpočet může podporovat najímání profesionálních balíren, udělejte to. To vám a vašim zaměstnancům ušetří nutnost sbalit kancelářské oblasti, které jsou běžnými a často nejobtížnějšími místy pro zabalení a přesun. Zaměstnanci mohou být požádáni, aby si zabalili své pracovní stoly nebo kanceláře, protože to také poskytuje zaměstnancům příležitost vyčistit jejich prostory a zbavit se věcí, které se nemusí hýbat.
Vytvořte nový plán a rozložení Office
To je místo, kde bude váš tah výbor opravdu užitečný. Je vždy těžké se přestěhovat do nového prostoru, ale když musíte přijít na to, kam všechno a všichni jdou, zabere to hodně času. Ujistěte se, že víte, kde bude každý kus nábytku umístěn a kde bude sedět každý zaměstnanec. Čím podrobnější plán, tím lépe.
Promluvte si se svými současnými prodejci
Stěhování firmy může znamenat změnu poskytovatele služeb. Zkontrolujte své smlouvy a poté se rozhodněte, zda zůstanete u svých současných prodejců, nebo se podíváte na změnu dodavatele. Budete muset určit, co bude nový prostor vyžadovat, pokud jde o telefonní linky a síťovou infrastrukturu. Promluvte si se svým novým pronajímatelem a prodejci, abyste se ujistili, že víte, co nový prostor potřebuje, aby v provozu nebyla mezera. Pokud jde o vybavení, které si pronajímáte, kontaktujte prodejce a informujte ho o přesunu a o tom, jak nejlépe dostat jeho vybavení na nové místo.
Udržujte zaměstnance aktuální a informovaní
Tah může být pro zaměstnance obtížný. Může to znamenat změnu v tom, jak dojíždějí a zda je jejich dojíždění nyní delší než před přesunem. Pokud se stěhujete do menšího prostoru, musí zaměstnanci vědět, jak budou přiřazeny kanceláře a jak bude vypadat jejich nový prostor. Zaměstnanci by měli být informováni na každém kroku procesu. Zkuste dodržet harmonogram pohybu na vývěsce v kuchyni nebo v jiném společném prostoru, aby lidé mohli vidět, jak se věci vyvíjejí a co se od nich jako zaměstnanců očekává.
