Pomozte vývoji webu a sdílení článku s přáteli!
Většina organizací, které mají více než hrstku lidí, musí mít silnou komunikační strategii pro interní i externí komunikaci. Ať už se jedná o oznámení o změnách zásad, každodenních postupech nebo cokoli na slunci, zaměstnanci musí vědět o důležitých věcech.
To zahrnuje také vypracování plánu pro přesun v kanceláři a vypracování kontrolního seznamu pro přesun.
I když si možná myslíte, že plánování v kanceláři je tolik kroků, že nemáte čas ani uvažovat o komunikaci, je skutečně potřeba věnovat jeden nebo dva dny vytvoření pevné strategie, která bude informovat zaměstnance i vaše klienty nadcházejících změn.
Důležité je, že chcete, aby vaši zaměstnanci byli přímo zapojeni do pohybu, protože budou pravděpodobně nejvíce ovlivněni tahem.
Klíčové interní zprávy
Mezi hlavní zprávy by mělo patřit načasování, balení, uzavření kanceláře, nové uspořádání kanceláře a podrobnosti o novém umístění.
- Časová osa: Ujistěte se, že jste uvedli všechny klíčové kroky tahu, aby každý věděl, co a kdy může očekávat.
- Pokyny k balení: Poskytněte zaměstnancům pokyny, jak zabalit své kanceláře nebo kabiny pro přesun. To by mělo zahrnovat, kde získat obalové materiály, co jsou odpovědné za balení a termíny.
- Pokročilé upozornění na případné uzavření kanceláře: Během stěhování možná budete muset zavřít kancelář, abyste mohli finálně zabalit a přemístit kancelářské vybavení a nábytek. Zajistěte, aby si vaši zaměstnanci byli vědomi těchto dat a zda a jak bude podnikání pokračovat během přesunu a jak to ovlivní jejich pracovní plán a pracovní vytížení.
- Nový kancelářský plán: Zaměstnanci budou chtít brzy vědět, jak bude nový prostor vypadat a jak budou zřízeny kanceláře. Budou mít stále svůj vlastní prostor nebo budou nyní v kabině nebo otevřeném půdorysu? Ujistěte se, že jste vytvořili způsob, jak informovat zaměstnance o tom, jak se může změnit jejich pracovní prostor.
- Nové možnosti umístění, parkování a dojíždění: Poskytněte zaměstnancům všechny potřebné informace o novém místě, aby mohli připravit dopravu do nového prostoru.
Způsoby sdělování cílů zaměstnancům
O způsobu doručení zprávy by měl rozhodovat typ zprávy, kterou má. Časovou osu lze například snadno doručit prostřednictvím firemního intranetu; vzhledem k tomu, že uzavření kanceláří může být nejlépe prezentováno na schůzce zaměstnanců, aby bylo zajištěno, že je možné klást otázky a odpovídat na ně.
- Intranet: Pro společnosti nebo organizace, které mají intranet, je to obvykle nejlepší platforma pro většinu zpráv. Umožňuje snadné aktualizace souborů a informací, které se mohou dostat ke všem zaměstnancům.
- Osobní setkání: Bez ohledu na to, o co jde, schůzky zaměstnanců jsou dobrým místem pro oznamování a umožňují zaměstnancům možnost vést úplnou diskusi. Čas schůzky můžete také použít ke kontrole, jak budou informace sděleny, aby zaměstnanci věděli, že budou průběžně informováni.
- E-mailem: I když je e-mail snadný, není to vždy nejlepší způsob předávání informací. Nechcete rozesílat tolik e-mailů, aby lidé nemohli najít informace, když je potřebují. Pokud používáte e-mail, ujistěte se, že jej používáte pouze k informování lidí, kde mohou získat informace.
- Společné složky: Pokud nemáte intranet, vytvořte společnou složku na síťové jednotce, ke které má přístup každý.
- nástěnka: K zveřejnění informací můžete použít fyzický prostor. Lidé to mohou často kontrolovat a také poskytuje místo, kde se lidé mohou shromažďovat a diskutovat o svých obavách.
