Pomozte vývoji webu a sdílení článku s přáteli!
Stěhování kanceláře je komplikované. S tolika činnostmi je snadné přehlédnout menší, ale životně důležité úkoly. Chcete-li, aby se vaše kancelář pohybovala na správné cestě, ujistěte se, že máte kontrolní seznam základních úkolů, které vám pomohou s přesunem vaší kanceláře, a použijte následující průvodce kontrolním seznamem, který zajistí, že nic nezmění.
Klienti a zákazníci
Je dobré nejprve informovat zákaznickou základnu o přesunu, nejlépe alespoň měsíc před tím, než k přesunu dojde. Poskytněte informace o novém umístění buď zasláním formálního dopisu nebo e-mailu s mapou přiloženou nebo připojenou ke všem ve vaší firemní databázi. Nebo v případě maloobchodního obchodu umístěte na přední dveře mapu a oznamovací ceduli a při každém nákupu poskytněte malý leták. Zveřejněte informace na své webové stránce pomocí snadno srozumitelných pokynů a jakýchkoli podrobností, díky nimž se vaši zákazníci budou vracet - mohlo by to zahrnovat „pohyblivý“ prodej nebo oficiální zahajovací večírek.
Měli byste také informovat své klienty, zda se během přesunu vůbec zavíráte nebo zkracujete pracovní dobu - toto bude zásadní upozornění, aby zákazníci nebyli frustrovaní, pokud jsou vaše dveře zamčené. Vědět předem, kdy budete otevřeni pro podnikání, vám ušetří spoustu telefonních hovorů od vašich klientů a zabrání jim v cestě k vašemu konkurenčnímu servisu. Jinými slovy informujte své zákazníky o vašem plánu jejich poskytování během přechodu.
Poskytovatelé služeb, prodejci a vládní agentury
Informujte pravidelně služby a dodavatele, které vaše společnost používá. Může to zahrnovat tiskárnu, kurýra, obchod s kancelářskými potřebami nebo poskytovatele internetových služeb.
Banky a pojištění
Banky budou vyžadovat oznámení včas - budete muset změnit adresu na šecích společností, poté nechat šeky vytisknout a informovat společnosti vydávající kreditní karty a jakékoli jiné finanční instituce nebo poskytovatele služeb. Můžete se rozhodnout, že by vaší společnosti prospělo převedení obchodních účtů z jedné banky do druhé nebo z jedné pobočky do druhé - promluvte si se zástupcem banky o službách dostupných v novém místě / sousedství.
Rovněž je třeba včas informovat pojišťovny. Budou muset posoudit nový prostor a případně vám poskytnout nový odhad. Je to skvělý čas mluvit se svým pojistitelem o stěhování pojištění a o tom, co budete potřebovat, abyste zajistili ochranu své kanceláře.
Změňte příchozí telefonní zprávy
Spolu s aktualizací informací o společnosti a marketingových materiálů existují i jiné způsoby, jak zajistit, aby se veřejnost dozvěděla o nadcházejícím kroku. Přidejte do záznamníku / služby hlasové pošty oznámení s uvedením data přesunu, místa, kde se pohybujete, a toho, jak by to mohlo mít vliv na službu. Nezapomeňte uvést kontaktní informace pro ty klienty, kteří mohou mít konkrétní obavy.
Požádejte zaměstnance, aby také změnili svou přímou kancelářskou linku hlasové pošty s informacemi o přesunu a novou adresou. Je to opět snadný způsob, jak kontaktům připomenout přesun a informovat o změně ty, kteří nejsou v databázi kontaktů.
Změňte svůj podpisový řádek
Přidání oznámení do řádku e-mailového podpisu pro všechny zaměstnance zajistí, že každý odeslaný e-mail bude příjemci připomínat nadcházející tah. Je to skvělý způsob, jak oslovit jednotlivce, kteří nejsou v seznamu kontaktů společnosti.
Razítko Odchozí korespondence
Kupte si červené razítko s poznámkou „Poznamenejte si novou adresu“ - tyto známky lze obvykle zakoupit v obchodě s kancelářskými potřebami. Razítkem aktualizujte hlavičkové papíry, abyste zajistili, že příjemci vědí o změně adresy. Tento krok oznámení nemusí být použitelný, dokud nebude přesun dokončen.
Telefon
Mělo by se jednat o první obslužný program, který na svůj přesun kontaktujete - chcete se ujistit, že vaše firma zůstane během stěhování otevřená nebo že dojde k co nejmenšímu narušení. Sdělte telefonní společnosti, kdy se přestěhuje, a požádejte, aby byly telefony nainstalovány a připraveny k provozu na novém místě den před datem vašeho nastěhování. Tím je zajištěno, že je systém funkční a funguje první den v novém umístění.
Požádejte společnost, aby vytvořila systém přesměrování hovorů s účinností v den vašeho přesunu. Pokud vaše společnost mění telefonní čísla, požádejte o přidání upozornění ke svému starému číslu a informujte volající o změně telefonního čísla. Jakmile se přestěhujete, je dobré zavolat na staré číslo, abyste měli jistotu, že služba funguje. Také se ujistěte, že vaše nové obchodní číslo a adresa jsou aktualizovány v dalším telefonním seznamu a adresáři.
Účty pošty, e-mailu a sociálních médií
Informujte o svém přesunu poštu a zajistěte, aby byla pošta několik dní po přesunutí přeposílána. Jak již bylo uvedeno dříve, přidejte oznámení o přesunu na řádky podpisu zaměstnance před přesunem a také po přesunu; po přesunutí podpisu by měl příjemce požádat, aby zaznamenal změnu adresy a kontaktních údajů. Pravidelné kurýrní společnosti, které vyzvedávají a odevzdávají zásilky ve vaší kanceláři, by také měly být informovány o změně adresy a jakýchkoli změnách služeb.
