Pomozte vývoji webu a sdílení článku s přáteli!
Hromádky papíru jsou bolestí a správa systému domácího archivování může být přetahováním. Musíte však viset na některých dokumentech, protože nikdy nevíte, kdy je budete potřebovat.
Jak dlouho potřebujete uchovat své daně, stvrzenky, bankovní výpisy a další důležité dokumenty? Každý typ dokumentu je jiný, takže si všechny své doklady ponechejte dostatečně dlouho, než skartovač vyhodíte, i když si myslíte, že jste s nimi skončili.
Údržba fungujícího systému archivace domů
Jedním z klíčů k vytvoření funkčního systému domácího archivování je začít snižovat množství papíru, které obdržíte. Opravdu to může snížit množství papíru, které budete muset skartovat nebo archivovat. To znamená zbavit se nevyžádané pošty, přihlásit se k odběru elektronických účtů a nepřijímat letáky, kupóny, které nikdy nepoužijete, katalogy, které nikdy nečtete, nebo jiné jepice, u kterých máte pocit, že se musíte držet, když vás znáte opravdu ne.
Pokud necháte tuto předseťovací fázi vymknout z rukou, můžete opravdu začít bojovat s nepořádkem v papíru. Může se dokonce dostat do bodu, kdy máte pocit, že jej můžete hromadit. V těchto případech může být velmi užitečné kontaktovat profesionála, který vás provede procesem dekontaminace.
Druhým krokem je zajistit, abyste měli dobrý systém správy pošty. Čím efektivněji zacházíte s poštou, když přijde, tím méně často budete muset udělat velkou relaci ukládání, skartace a recyklace.
Nastavit elektronický systém
Zbavíte-li se své archivace papíru nastavením elektronického podávacího systému, ušetří vám to místo a zbaví vás změti papíru. Elektronický podávací systém má velký smysl, protože je jednodušší než kdy dříve.
Chcete-li začít, potřebujete skener a místo pro uložení souborů: systém složek v počítači a zálohu v cloudu, stejně jako externí pevný disk. Čím více záloh máte - doma i mimo pracoviště - tím více budete připraveni zbavit se hromady papírování bez obav ze ztráty něčeho důležitého.
Nastavte obecné složky pro různé typy dokumentů (např. Domácnost, daně, auto, rodné listy atd.) Ukládání dokumentů není nutné příliš přesně, protože v elektronických registračních systémech lze vyhledávat.
Poté naskenujte každý dokument a uložte jej do složky podle obsahu. Přiřaďte každému jedinečný název souboru, aby jej popsal, aby jej bylo možné rychle najít pomocí vyhledávací funkce vašeho počítače. Také přidání data na konec názvu souboru vám pomůže rozlišit stejný typ dokumentu od různých časových období. Například místo volání faktury za utility utilitystatement.pdf jej pojmenujte utilitystatement-Feb2019.pdf.
K dispozici je také řada aplikací, které vám pomohou rychle zaznamenat a uložit různé dokumenty. Mnoho z nich lze spravovat prostřednictvím smartphonu nebo tabletu, takže se můžete zbavit papírování (zejména účtenek), když nejste poblíž svého domácího počítače.
Uchovávejte kopie
U vašich nejdůležitějších dokumentů odborníci doporučují uchovat více kopií. To může znamenat ponechat jednu kopii v cloudovém úložišti a druhou na pevném disku. Mohlo by to také znamenat uchovat jednu kopii v elektronickém podání a jednu tištěnou kopii v ohnivzdorném trezoru.
Dokumenty, které lze uložit navždy
Řada dokumentů by měla být uložena navždy. Jedná se o nejdůležitější, které můžete kdykoli v budoucnu potřebovat z různých důvodů. Zajištění toho, že jsou uchovávány na bezpečném místě a že kopie je zabezpečená, vám v případě potřeby ušetří spoustu času.
- Akademické záznamy: Diplomy, přepisy a jakékoli práce v portfoliu, které mohou být v budoucnu použity při podávání žádosti o zaměstnání
- Přijímací papíry
- Křestní listy
- Rodné listy
- Úmrtní listy: Může být zapotřebí pro daňové účely
- Řidičské průkazy
- Záznamy o zaměstnání: Jakékoli doložky, dohody, disciplinární spisy a kontroly výkonu.
- Oddací listy
- Lékařské záznamy
- Vojenské záznamy
- Pasy
- Evidence důchodů a důchodů
- Karty sociálního zabezpečení
- Wills
Dokumenty k uložení na určité časové období
Představte si, že se vám na stole hromadí bankovní výpisy a účty na celý život. I po pouhých deseti letech by byl tento stack pravděpodobně neuvěřitelně velký. Existuje mnoho typů dokumentů - většinou finančních - které byste si měli po určitou dobu ponechat, ale nemusíte je ukládat navždy. Možná je budete muset na chvíli odkazovat měsíčně nebo týdně, pak se z nich stane další kousek papíru, který leží kolem a vytváří nepořádek.
Složitou částí je vědět, kdy se těchto typů záznamů můžete zbavit. Na všechno neexistuje dobrá odpověď, ale doporučené pokyny založené na tom, co to je:
- Účty na kreditní kartě: Po zaplacení ihned skartujte.
- Bankovní výpisy: Jeden měsíc
- Účty: Jeden rok na cokoli související s daní nebo zárukou; všechny ostatní směnky by měly být skartovány, jakmile budou zaplaceny.
- Výplaty a výplaty: Jeden rok, nebo dokud neobdržíte výpis W-2 za daný daňový rok
- Investiční záznamy: Sedm let poté, co jste zrušili účet nebo prodali zabezpečení.
- Daňové dokumenty: Sedm let, včetně vašeho podání a všech doprovodných dokumentů, jako jsou W-2 a stvrzenky
- Potvrzení o prodeji: U velkých nákupů, jako jsou spotřebiče a elektronika, ponechejte záruku po celou dobu životnosti. U věcí, jako jsou potraviny a oblečení, uschovejte pouze stvrzenku, dokud nevíte, že zboží nebude nutné vracet.
- Pronájem: Ponechejte, dokud se neodstěhujete a neobdržíte zálohu od pronajímatele.
- Potvrzení o vylepšení domácnosti: Ponechejte, dokud nebude dům prodán.
- Záznamy o vozidle: Uchovávejte, dokud není loď, auto nebo motocykl prodán.
Jak se zbavit dokumentů
Skartace dokumentů je hlavní způsob, jak se chránit před krádeží identity. Obecně platí, že existují určité dokumenty, které by rozhodně měly být skartovány. To zahrnuje vše, co obsahuje čísla účtů, data narození, rodná jména, hesla a PINy, podpisy a čísla sociálního zabezpečení.
Pokud jsou dokumenty stále „aktivní“ - musíte se jich držet pro referenci - umístěte je do svého domovského registračního systému podle tématu. Skartujte je, až když se již nepoužívají.
Jaké dokumenty ke skartaci
Až s těmito dokumenty skončíte a již je nebudete potřebovat, můžete je skartovat:
- Potvrzení z bankomatu
- Bankovní výpisy
- Kopie rodného listu
- Zrušené a neplatné kontroly
- Účty za kreditní karty
- Úvěrové zprávy
- Řidičské průkazy (vypršela platnost)
- Doklady o zaměstnání, které obsahují jakékoli identifikační údaje
- Pasy a víza, jejichž platnost skončila
- Čísla investičních účtů
- Legální dokumenty
- Investiční, akciové a majetkové transakce
- Položky s podpisem (nájemní smlouvy, smlouvy, dopisy atd.)
- Cedulky na zavazadlech
- Lékařské a zubní záznamy
- Doklady s číslem sociálního zabezpečení
- Hesla nebo čísla PIN
- Plaťte útržky
- Předem schválené žádosti o kreditní karty
- Potvrzení s kontrolou čísel účtů, čísel kreditních karet nebo jiných identifikačních údajů
- Daňové formuláře
- Přepisy s identifikačními informacemi
- Cestovní itineráře
- Použité letenky
- Účty (telefon, plyn, elektřina, voda, kabelová televize, internet atd.)
Všechno ostatní - například papírování - můžete jednoduše recyklovat. Ujistěte se, že máte nastaven flexibilní registrační systém, abyste mohli tyto dokumenty udržovat pod kontrolou. Je také dobré si zvyknout pravidelně procházet uložené dokumenty. Zkuste to udělat, když budete platit účty, podávat daně nebo se starat o podobný opakující se úkol, abyste nezapomněli a vaše papírování se vymklo z rukou.
