Jak upřednostnit své úkoly

Skoro každý má pocit, že má na to příliš mnoho práce a příliš málo času. Když je váš seznam úkolů plný, jak víte, který úkol je třeba splnit jako první? Ten ohromený pocit pramení z neschopnosti upřednostnit všechny tyto zdánlivě naléhavé úkoly. Pokud máte pocit, že se váš seznam úkolů každou minutu prodlužuje a ani nevíte, kde začít, můžete své úkoly určit, vyhodnotit a stanovit priority.

1. Udělat seznam

   Než se pokusíte seřadit své povinnosti podle důležitosti, udělejte si čas na sestavení komplexního seznamu všeho, co potřebujete nebo chcete splnit. Rozdělte svůj seznam do sekcí pro různé typy úkolů. Tyto kategorie mohou zahrnovat:

   • Denní nebo týdenní úkoly: Tito pozemští „úkoly“ mohou být osobní, jako je plánování jídla a nakupování potravin, nebo související s prací, například týdenní týmová schůzka. Pokud již sledujete denní rutinu, budete s těmito úkoly obeznámeni; pokud tak neučiníte, je vhodný čas na jeho vytvoření. To, co zahrnete, se může lišit - někteří lidé si nebudou muset připomínat kontrolu e-mailů nebo nákup potravin, ale jiní ocení strukturovaná připomenutí, aby mohli provádět určité akce v určitých časech nebo v určité dny.
   • Úkoly s termíny: Je třeba je provést do konkrétního data a předem je třeba se připravit. Příkladem může být školní referát, který má vyjít za tři týdny, nebo večírek, který plánujete za šest měsíců. Tyto druhy úkolů nebo projektů lze později rozdělit na menší součásti. Například úkol psát článek může být rozdělen na čtení příslušných knih, uspořádání poznámek, psaní osnovy, psaní prvního konceptu atd.
   • Opakující se úkoly: Ty se nevyskytují na denní nebo týdenní frekvenci, ale nejedná se ani o jednorázové projekty. Mezi opakující se úkoly patří schůzky zubaře nebo podání odhadovaných čtvrtletních daní.
   • Vlastní motivace, nezbytné úkoly: Jedná se o úkoly nebo projekty, o kterých víte, že je musíte udělat, ale nikdo vás neudělá. Zřídka, pokud vůbec, mají vestavěný časový limit. Mohou zahrnovat zlepšení vašeho webu pro malé firmy nebo nalezení nového poskytovatele primární péče.
   • Vlastní motivace, zbytečné úkoly: Jedná se o zábavnější činnosti, které přesto mají sklon ustupovat z cesty, protože je vytlačují jiné, zjevně nutné úkoly. Mysli na čtení pro potěšení nebo práci na koníčcích.
   • „Jednou“ úkoly: Tyto úkoly visí v dolní části vašeho seznamu úkolů nebo v zadní části vaší mysli, ale obvykle nemusí být hotové brzy; například si namalujte radiátory.

   Poznámka: Na tom, jak fyzicky vytvoříte tento seznam, ať už na listu papíru, v plánovači, v aplikaci, pomocí online kalendáře nebo jinak, záleží méně než na tom, abyste si vybrali metodu, která vám vyhovuje a že Budu používat.

2. Uspořádejte svůj seznam

   Jakmile uvedete vše, co je třeba udělat, můžete zjistit, co dělat jako první. Všechny úkoly lze řadit do jedné ze čtyř kategorií:

   1. Naléhavé a důležité úkoly nebo úkoly, které musíte udělat, je třeba provést jako první.
   2. Naléhavé, ale ne důležité úkoly, které, pokud je to možné, lze delegovat. Pokud není možné delegovat, měl by váš plán zahrnovat dostatečnou flexibilitu a čas navíc, aby se jim přizpůsobilo, když se objeví.
   3. Důležité, ale ne naléhavé úkoly, které by měly být naplánovány s dostatečným předstihem, aby se nestaly naléhavými.
   4. Úkoly, které nejsou ani důležité, ani naléhavé a které lze potenciálně odstranit. Pokud se vám však líbí, měly by být zapracovány do vašeho rozvrhu, aby se neztratily náročnějšími povinnostmi.

   Spropitné

   Omezte své každodenní úkoly, které musíte udělat, maximálně na tři. Den může také zahrnovat menší úkoly, které jsou rutinnější nebo méně důležité nebo naléhavé, ale načtení hlavních úkolů může vést ke stresu a zklamání.

3. Posuďte hodnotu každého úkolu

   Hodnotu úkolu můžete posoudit několika způsoby. Zvažte například, zda jsou ovlivněni ostatní lidé a jak důležití jsou pro vás tito lidé - souhlas vašeho šéfa nebo blahobyt vašich dětí je pravděpodobně důležitější než, řekněme, názory skupiny cizinců, se kterými jste se připojili na setkání. Pamatujte však, že priority se mohou změnit - pokud váš šéf potřebuje, abyste něco udělali hned, vaše předchozí první priorita pravděpodobně narazí na druhou.

   Mohli byste také přiřadit vysokou hodnotu úkolům, které se vám dlouhodobě vyplatí, nebo které vám jednoduše přijdou užitečné. Jednou z referencí, se kterou se při čtení o stanovení priorit úkolů pravděpodobně setkáte, je pravidlo 80–20 nebo Paretův princip, který uvádí, že 80 procent účinků pochází z 20 procent příčin. To je dobrá připomínka, abyste zjistili, na co vlastně trávíte čas a které z vašich snah se vyplácejí.

4. Umožněte flexibilitu

   Fungující plán umožňuje změny a rozpoznává časová omezení. Při stanovení priorit a plánování svých dnů buďte realističtí. V případě pochybností přeceňte čas, který daný úkol zabere. Pokud mají být splněny dva úkoly současně, výběr toho, s čím začít, závisí na tom, jak nejlépe pracujete. Někteří lidé dávají přednost tomu, aby se jednodušší úkol nedostal z cesty a soustředil se na ten složitější; ostatní se budou cítit uklidněni, pokud nejprve začnou s náročnějším úkolem, a než se pustí do toho, udělají část nebo všechno. Nezapomeňte, že se nemusíte pustit do jednoho úkolu nebo projektu od začátku do konce, než přejdete k dalšímu - pokud samozřejmě nezjistíte, že práce tímto způsobem zvýší vaši produktivitu.

5. Dávkové úkoly

   Dávkové úkoly jsou jedním z nejúčinnějších způsobů, jak tyto otravné, opakující se úkoly dokončit. „Dávkování“ označuje nepřetržitou práci na stejném typu úkolu, například placení všech účtů najednou nebo otevření celé pošty jednou týdně, než přejdete na jiný úkol.

   Chcete-li dávkovat, identifikujte úkoly, které děláte znovu a znovu, a poté pro ně nastavte jednoduchý pracovní postup. Poté tyto úkoly řešíte současně pomocí tohoto pracovního postupu. Dávkování vám umožňuje dostat se do drážky opakováním stejného úkolu, takže nemusíte ztrácet čas vymýšlením pokynů nebo co byste měli dělat dál.

6. Pokud je to možné, eliminujte úkoly

   Jakmile zadáte všechny své úkoly a roztřídíte je od nejdůležitějších po nejméně, bude jasné, které úkoly jsou v dolní části seznamu. Někdy můžete být schopni delegovat úkoly na někoho jiného. Pokud to není možné, rozhodněte se, zda pro ně naplánovat čas nebo je odstranit.

   Na seznamu můžete mít úkoly, které nemusíte dělat nebo které dokonce ani dělat nechcete, ale cítili jste tlak, abyste si v určitém okamžiku přidali svůj rozvrh, například jít do posilovny nebo se zúčastnit setkání knižního klubu . Pokud to zmírní tlak z vašeho života, mohou být zcela odstraněny.

   Nakonec je možné, že toho prostě musíte udělat příliš mnoho. Pokud vše nestihnete, zhodnoťte své pracovní vytížení a zjistěte, zda potřebujete další postup při určování priorit, nebo zda musíte někomu říct, že již nemůžete pokračovat v provádění určitého úkolu.