Naučit se, jak spravovat poštu, je překvapivě skličující organizační úkol. Poštu nemůžete jen vizuálně uspořádat; každý dokument musíte přečíst a dotknout se ho, abyste jej mohli zařadit nebo zahodit. To znamená, že nejlepší způsob, jak začít, je skočit a udělat to hned.
Zde je několik užitečných tipů, jak organizovat poštu.
- 01 z 05
Vyhoďte haraburdí
Snižte množství přijaté pošty zastavením přílivu nevyžádané pošty.
Odhlásit se ze všech katalogů - ano, všechny. Jejich obsah snadno najdete online. Většina z nich má drobný tisk s pokyny pro odhlášení, nebo to můžete udělat online. Omezením množství nevyžádané pošty, které obdržíte, snížíte čas, který strávíte správou pošty. Je to také dobré pro životní prostředí.
Po odhlášení všeho bude vaše poštovní schránka na chvíli blaženě bez nevyžádané pošty, ale pomalu se začne znovu hromadit. Pokračujte v průběžném odebírání se z e-mailových seznamů nebo si vyčkejte zhruba každých šest měsíců na odstranění svého jména ze všech seznamů, do kterých jste byli přidáni.
- 02 z 05
Naplánujte čas organizace
Většina lidí třídí poštu při chůzi ve dveřích po práci a často se zastaví uprostřed, aby si odložili kabát nebo obrátili pozornost k večeři. Odolávejte nutkání spravovat poštu, dokud nebudete mít čas a pozornost věnovat se tomuto úkolu.
Pokud například třídíte na cestě ve dveřích, je pravděpodobné, že v té době nejste připraveni spravovat svou poštu. K rozhodování o tom, jak použít nebo zlikvidovat každý kus, potřebujete správné nástroje a pozornost.
Nikdy se také nedotýkejte kousku papíru vícekrát, pokud nemusíte. Díky tomu je správa papíru tak vyčerpávající: Musíte si ji přečíst pokaždé, když ji vyzvednete. Počkejte, až budete připraveni správu a zahodíte.
- 03 z 05
Použijte správné nástroje
Mějte po ruce ty správné nástroje - skartovač, recyklační koš a archivační systém a kalendář, které vám umožní vyřadit, recyklovat nebo odpovědět na vaši poštu.
Nepoužívejte svůj drtič a recyklační koš v oddělených místnostech. Při práci by měli být vedle vás, abyste mohli okamžitě jednat. Tímto způsobem nebudete mít po celém domě hromady papíru, které čekají na recyklaci a drcení.
- 04 z 05
Vytvořte systém
Pro každou poštu existují tři koncové hry.
Přijmout opatření s poštou, která nyní nebo nakonec vyžaduje pozornost. Rozdělte to do dalších kategorií, jako je archivace, reakce nebo okamžitá akce.
Recyklovat nevyžádaná pošta, která pro vás nemá žádnou hodnotu a neobsahuje žádné identifikační údaje nad rámec vašeho jména.
Skartovat jakýkoli kus pošty, který má kromě vašeho jména a adresy jakékoli identifikační údaje. To by zahrnovalo čísla sociálního zabezpečení, data narození, nabídky kreditních karet a další.
Pokračujte na 5 z 5 níže. - 05 z 05
Držte se systému
Nyní, když máte systém vypnutý, musíte ho udržovat. Pokud nemáte každý den čas věnovat se třídění pošty, umístěte si ji do schránky na stole, poblíž vchodu nebo do rohu na kuchyňské desce. Naplánujte si, že budete trávit čas jednou nebo dvakrát týdně tříděním každé zásilky, aby vám nic důležitého neušlo.
