Pomozte vývoji webu a sdílení článku s přáteli!
Přesun vaší firmy do nového sídla společnosti je vícestupňový proces, který vyžaduje pečlivé plánování a několik přípravných kroků. Stejně jako u každého velkého projektu je nejlepší rozdělit pracovní zátěž a přiřadit konkrétní úkoly různým zaměstnancům. Včasné zahájení procesu a udržování otevřené a časté komunikace jsou klíčem k úspěšnému a méně stresujícímu pohybu.
Vytvořte časovou osu
Vytvořte časovou osu, která zahrnuje všechny základní fáze vašeho pohybu. Abyste zajistili, že je plán proveditelný, prodiskutujte plán se všemi členy týmu zapojenými do přesunu. Buďte realističtí ohledně toho, kolik času budete potřebovat. Malá kancelář může potřebovat na přípravu nejméně tři měsíce, zatímco střední až velká kancelář může plánovat šest až osm měsíců nebo déle. Klíčem je každopádně začít co nejdříve.
Navrhněte nový prostor
Dalším krokem je shromáždit všechny dostupné informace o novém prostoru. Pokuste se získat plány nebo rozložení podlahy, abyste mohli identifikovat klíčové komponenty, jako jsou elektrické zásuvky a úložný prostor, a začít navrhovat nové rozložení kanceláře. Je také dobré mít obecný plán rozvržení pro váš aktuální prostor, abyste je mohli porovnat. Pokud v aktuální kanceláři existují oblasti, které nepracují, identifikujte je nyní, abyste se ve svém novém prostoru mohli vyhnout stejným problémům.
Kromě toho vytvořte seznam potenciálních problémů s novým prostorem, jako je menší přijímací prostor nebo menší úložná kapacita nebo snad větší otevřený prostor, který vyžaduje více skříní nebo dočasných stěn. Možná bude nutné najmout tesaře, malíře, elektrikáře, instalatéry systémů nebo jiné profesionály, aby postavili zdi, přidali elektroinstalaci nebo provedli kosmetické změny, než se do domu nastěhujete.
Sestavte si svůj pohybující se tým
Pro střední a velké kanceláře jmenujte někoho (nebo požádejte o dobrovolníky) z každého oddělení nebo divize, aby koordinoval jejich konkrétní oblast. To může být přiděleno vedoucímu nebo vedoucímu oddělení, který pak může zajistit, aby každý zaměstnanec převzal odpovědnost za zabalení stolu, složek a osobních věcí. U menších kanceláří můžete být sami. Pokud ano, identifikujte několik klíčových lidí, kteří mohou pomoci s koordinací pohybu.
Váš tým může také pomoci při identifikaci aktuálních problémů se starým prostorem a hledání možných řešení pro novou kancelář. Je to skvělý způsob, jak začlenit další hlediska a dosáhnout konsensu v pohybu, zejména pokud někteří zaměstnanci změnu nepodporují.
Provádějte pravidelné schůzky
Ve svém harmonogramu si stanovte pravidelná setkání, na kterých budete se všemi zaměstnanci diskutovat o přesunu a jeho postupu. Je důležité informovat každého a věnovat čas řešení obav a komentářů zaměstnanců. Stěhování je pro všechny zúčastněné stresující a může být více stresující, pokud nebudou rozhodnutí dostatečně komunikována.
Určete svůj rozpočet
Pokud máte pro svůj tah přiřazenou konkrétní částku rozpočtu, je důležité identifikovat náklady dříve, než si najmete stěhovače, nebo ještě předtím, než sbalíte první políčko.
Přiřadit úkoly
Požádejte svůj pohybující se tým, aby vytvořil seznam úkolů, které je třeba dokončit v týdnech před přesunem, a ujistěte se, že jsou na časovou osu / plán přidány kritické úkoly. Zeptejte se každého vedoucího nebo nadřízeného oddělení, co se od jejich oblasti vyžaduje, což může zahrnovat poskytovatele speciálních služeb, jako jsou instalatéři telefonních linek nebo odborníci na počítačové sítě. Rovněž se ujistěte, že jsou zakryty společné prostory, jako je recepce, lobby a skladovací prostory.
Najměte stěhovače
Najímání stěhovačů je jedním z nejdůležitějších úkolů při stěhování firmy a existují stěhovací společnosti, které se specializují na stěhování do kanceláře. Jako při každém stěhování domácnosti je důležité zajistit, aby byla společnost spolehlivá a aby vám byly poskytovány ty nejlepší služby za dané náklady. Proveďte průzkum, položte správné otázky a nechte společnost přijít do vaší kanceláře, aby posoudila váš krok.
Tento úkol lze přiřadit jedné osobě nebo skupině nebo několika různým lidem, přičemž každý volá konkrétní společnosti a poté porovnává poznámky. V každém případě začněte brzy, abyste se ujistili, že dostanete nejlepší cenu a vyhovujete svým potřebám.
Vytvořte seznam kontaktů
Seznam kontaktů pomáhá zajistit, aby všichni, se kterými obchodujete, včetně dodavatelů a klientů, věděli, že se stěhujete. Je dobré přiřadit tento úkol jedné osobě, která bude dohlížet, aby se zabránilo pádu kontaktů skrz trhliny. Oznámení zákazníkům a klientům vyžaduje konkrétní komunikaci o vašem novém místě a o tom, jak bude firma během přesunu fungovat. Tyto informace jsou zásadní, aby zajistili, že zákazníci za vašimi službami nebudou odcházet jinam.
