Pomozte vývoji webu a sdílení článku s přáteli!
Přehled
- Pracovní doba: 2 - 12 hodin
- Úroveň dovedností: Začátečník
Správa důležitých dokumentů a nepořádek v papíru může být problémem. Je tedy zásadní nastavit funkční systém domácího archivování, který skutečně použijete. Váš registrační systém musí počítat se všemi různými typy papírování, které máte, a musíte zůstat na vrcholu, jak se zbavit papírů, které nepotřebujete k usměrnění úložiště.
Tento projekt vám pomůže s počátečním nastavením vašeho domácího registračního systému. Kroky lze snadno sledovat, i když čas, který na nich strávíte, se může značně lišit v závislosti na tom, kolik papírování potřebujete seřadit a zorganizovat. Pokud však vynaložíte počáteční úsilí, měli byste skončit s archivačním systémem, který pro vás funguje bez problémů.
6 nejběžnějších typů nepořádku ve vaší domácnosti
Co budete potřebovat
Vybavení / nářadí
- Odpadkový koš
- Drtič
- Štítkovač nebo psací potřeby
Materiály
- Složky souborů
- Registrační skříň, kartotéka nebo jiný úložný prostor pro složky se soubory
- Ohnivzdorný box nebo trezor (volitelně)
- Pořadač (volitelně)
- Schránka na doručenou poštu (volitelně)
Instrukce
-
Shromážděte všechny své příspěvky na 1 místě
Prvním krokem při nastavování systému domácího archivování je oprava všech vašich papírů na stejném místě, abyste je mohli třídit. Kromě toho, že vezmete papíry ze zřejmých míst, jako jsou vaše zásuvky na stole a kartotéky, proveďte tažení zbytku vašeho domova, abyste se ujistili, že jste za všechno zaplatili.
Zkontrolujte běžná místa, kde se mohou hromadit papírování, například kuchyňská linka nebo uvnitř pracovní tašky. Přeneste vše na jedno místo, kde máte spoustu prostoru k rozložení. Efektivní může být třídění papírů na podlaze nebo na velkém stole.
-
Rozdělte své příspěvky do 5 kategorií
Nyní je čas roztřídit všechny vaše doklady. Každý dokument půjde do jedné z těchto pěti kategorií: akce, archiv, domácnost, recyklace a skartace. Do každé z těchto kategorií je třeba zařadit:
- Akce: Toto jsou papíry, se kterými musíte jednat a poté je zahodit. Nezaměňujte je s dokumenty, které patří do kategorie domácnosti. Dokumenty pro domácnost jsou ukládány trvale; akční soubory jsou použity jednou a poté zahozeny. Mezi příklady patří pozvánky, parkovací lístky, připomenutí schůzky, domácí úkoly a účty.
- Archiv: Do této kategorie patří papíry, které musíte vydržet, ale nepotřebujete odkazovat více než jednou nebo dvakrát ročně. Příkladem jsou daňová přiznání, lékařské záznamy, akademické záznamy, listiny, leasingy, záruky a smlouvy.
- Domácnost: Jedná se o papíry, které používáte k udržení chodu domu (a života). Mezi příklady patří kupóny, recepty, uživatelské manuály, stvrzenky na letošní daně a dokumenty pro nadcházející cestování.
- Recyklovat: Jedná se o dokumenty, které nespadají do žádné z výše uvedených kategorií a neobsahují žádné osobní údaje. Mezi příklady patří nevyžádaná pošta, noviny, časopisy, staré domácí úkoly, které nepotřebujete, a použité obálky.
- Skartovat: Tato kategorie zahrnuje příspěvky, které nespadají do prvních tří kategorií, ale obsahují osobní identifikační údaje. Příkladem jsou nabídky kreditních karet, staré bankovní výpisy a účty.
-
Zlikvidujte dokumenty, které nepotřebujete
Nyní, když jste své papíry rozdělili do pěti kategorií, můžete uvolnit místo vyřazením papírů, které nepotřebujete. Nejprve vyjměte hromadu recyklace, protože by to mělo být snadné a stačí, když ji vložíte do koše na recyklaci. Dále skartujte citlivé dokumenty, kterých se zbavujete. Až budete hotovi, měli byste mít před sebou jen papíry, které potřebujete uložit.
-
Uspořádejte archivní soubor
Nejprve se vypořádejte s archivní hromadou papírování. Tato hromada může obsahovat velmi důležité dokumenty, například váš pas nebo kartu sociálního zabezpečení. Ideální je tedy tyto papíry odložit do ohnivzdorné krabice nebo bezpečně chránit.
Rozdělte svou archivní hromadu do podkategorií pro efektivnější organizaci, jako jsou akademické, automobilové, zaměstnanecké, finanční, zdravotní, pojišťovací, osobní identifikace a dokumenty o nemovitostech. Pro každou ze svých podkategorií použijte označenou složku se soubory. Poté tyto složky vložte do bezpečné, ohnivzdorné schránky nebo na jiné místo, kde je máte v plánu uschovat.
-
Uspořádejte soubor domácnosti
Nyní je čas na vaši hromadu papírování pro domácnost. Tyto dokumenty můžete uchovávat ve složkách souborů uložených v kartotéce nebo na jiném přístupném místě. Mnoho lidí ale raději drží své papíry pro domácnost v pořadači s různými oddíly a kapsami. Hlavní výhodou pojiva je, že nezabírá mnoho místa a lze jej uložit a přesunout kamkoli potřebujete.
Můžete například vytvořit pořadač s oddíly pro kupóny, vouchery a dárkové karty; odměny a věrnostní karty; účtenky, na které stále odkazujete; a uživatelské příručky, které občas potřebujete zkontrolovat. Rozdělte papírování do kategorií, které nejlépe odpovídají vašemu životnímu stylu.
-
Nastavte soubor akce
Nakonec se budete zabývat vaší akční kategorií papírování. Protože tyto papíry zahrnují předměty, které je třeba řešit, může být užitečné je ukládat na otevřeném prostranství jako vizuální připomínku pro sebe, nikoli zastrčené v kartotéce. Zásobník doručené pošty na ploše může být dobrou volbou pro uložení papírování s akcemi, ale můžete také papíry jednoduše vložit do složky se soubory, kterou máte stále přístupnou.
Dalo by se rozdělit vaše akční dokumenty do kategorií, jako jsou účty, dopisy, které vyžadují odpověď atd. Často je však nejjednodušší hodit všechny tyto dokumenty do stejného souboru a plánovat projít tímto souborem alespoň jednou týdně. V tomto okamžiku byste měli provést příslušnou akci pro každou položku. Poté byste měli recyklovat nebo skartovat položky, se kterými jste skončili, a vložit vše, co potřebujete, do domácích nebo archivovaných souborů. Cílem je udržet váš akční soubor co nejmenší.
